隨著信息化進(jìn)程，公司內(nèi)部文件資料[內(nèi)部文件、項(xiàng)目文案資料、項(xiàng)目設(shè)計(jì)資料、營銷培訓(xùn)資料等]管理越來越受到企業(yè)的重視，但是企業(yè)在進(jìn)行文件資料管理的過程中，經(jīng)常會(huì)碰到以下的問題：海量文件存儲(chǔ)，管理困難;查找緩慢，效率低下;文件資料版本管理混亂;資料安全缺乏保障;資料無法有效協(xié)作共享;知識(shí)管理舉步維艱等。所以文件資料管理逐漸成為國內(nèi)外業(yè)界研究的熱點(diǎn)。

一、功能介紹:

內(nèi)部文件資料管理系統(tǒng)作為一個(gè)統(tǒng)一的信息管理機(jī)制，應(yīng)具有下述功能：

① 集中存儲(chǔ)，統(tǒng)一的文檔共享

② 權(quán)限管理，可針對(duì)用戶、部門及崗位進(jìn)行細(xì)粒度的權(quán)限控制，控制用戶的管理、瀏覽、閱讀、編輯、下載、刪除、打印等操作

③ 全文索引，可以索引文件內(nèi)容，快速從海量資料中精準(zhǔn)查找所需文件

④ 文檔審計(jì)，描述了文檔生命周期全過程中的每一個(gè)動(dòng)作，包括操作人、動(dòng)作、日期時(shí)間等信息，通過審計(jì)跟蹤您可以全局掌握系統(tǒng)內(nèi)部所有文件的操作情況。

⑤ 版本管理，文檔關(guān)聯(lián)多版本，避免錯(cuò)誤版本的使用，同時(shí)支持歷史版本的查看、回退與下載。

⑥ 自動(dòng)編號(hào)，可自由組合設(shè)計(jì)編號(hào)規(guī)則。

⑦ 鎖定保護(hù)，文檔作者和管理權(quán)用戶可將文檔鎖定，確保文檔不被隨意修改。當(dāng)文檔需要修改或刪除時(shí)，可以解鎖，保證文檔的正常操作。

⑧ 規(guī)則應(yīng)用，系統(tǒng)支持為目錄設(shè)定規(guī)則，指定動(dòng)作、條件和操作，當(dāng)動(dòng)作觸發(fā)符合設(shè)定的條件，系統(tǒng)則自動(dòng)執(zhí)行規(guī)則的操作。

⑨ 數(shù)據(jù)備份，支持?jǐn)?shù)據(jù)庫備份和完整數(shù)據(jù)備份雙重保護(hù)，全面保障系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù)安全性。用戶可自行設(shè)定備份時(shí)間及位置，到達(dá)指定時(shí)刻，系統(tǒng)自動(dòng)執(zhí)行備份操作。

⑩ 統(tǒng)計(jì)報(bào)表，自動(dòng)統(tǒng)計(jì)人員、部門文檔使用情況和文檔的存儲(chǔ)情況.

二、技術(shù)架構(gòu)圖: